Începând cu data de 1 ianurie 2024, operatorii economici au obligația să raporteze în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relaţia B2B (persoană juridică către persoana juridică) și în relaţia cu instituţiile publice. Având în vedere faptul că infrastructura informatică a operatorilor economici și a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) nu sunt pe deplin pregătite, s-a introdus o excepție prin care se amană sancționarea operatorilor economici pâna la data de 31 martie 2024.
Poți găsi mai multe informații și răspunsuri la întrebări legate de sistemul e-Factura în secțiunea "Întrebări frecvente”. Dacă nu ai implementat sistemul e-Factura îți recomandăm să o faci cât mai rapid deoarece cu siguranță vor exista erori atât din partea ANAF cât și din partea infrastructurii tale informatice sau greșeli umane pe care e bine să le rezolvi înainte de a fi sancționat.
-
Semnătură digitală
Primul pas este achiziționarea unei semnături electronice calificate (certificat digital calificat) pentru a putea înregistra și ulterior accesa contul SPV de pe pagina web ANAF. Semnătura electronică o poți achiziționa de la unul dintre furnizorii acreditați ADR. (Decarcă lista)
Poți cumpăra semnătura elecronică pe token (cheie USB) sau în varianta cloud (la distanță).
Varianta cloud (token la distanță) este mai ieftină și mai rapidă, certificatul putând fi obținut în câteva minute 100% online. După completarea formularului de comandă și efectuarea plății cu cardul, va trebui să ai la tine cartea de identitate și un laptop cu cameră web (sau smartphone) pentru confirmarea video. Pentru a realiza cu succes identificarea video la distanță îți recomandăm să te asiguri că nu sunt prezente alte persoane în apropierea ta.
Există și varianta de a folosi semnătura electronică a contabilului pentru sistemul e-Factura, care din punct de vedere tenic e în regulă, dar poate ridica niște probleme de ordin juridic în anumite situații, mai precis se poate pune problema dacă are contabilul calitatea juridică necesară pentru a semna facturile și dacă își asumă responsabilitățile care derivă din semnarea acestora. Îți recomandăm să apelezi la un specialist în domeniul juridic înainte de a opta pentru această variantă.
- Înregistrare cont SPV – ANAF
După ce te asiguri că deții o semnătură electronică, va trebui să pregătești documentele necesare înregistrării:
- Documentul de confirmare
- accesezi pagina web a furnizorului semnăturii digitale și descarci documentul de confirmare
- te asiguri că ai instalat Adobe Reader
- deschizi fișierul descărcat cu Adobe Reader (click dreapta pe fișierul descărcat -> Open with -> Adobe Reader)
- semnezi documentul cu certificatul tău digital (click pe căsuță cu semnătură) Să fii atent deoarece în document sunt două secțiuni pentru semnături, iar tu va trebui să semnezi doar în prima.
- salvezi documentul și pe urmă îl încarci pe pagina web a furnizorului pentru a fi semnat și de către acesta. De obicei semnarea de către furnizorul semnăturii este automată și vei putea descărca imediat varianta finală a documentului de confirmare cu ambele semnături. Este important să nu aduci nicio modificare documentului final.
Având în vedere faptul că este o perioadă aglomerată cu foarte multe cereri e posibil să întâmpini dificultăți la încărcarea paginii, situație în care îți recomandăm să încerci de mai multe ori sau în timpul nopții.
- Arhiva zip cu documentele justificative anaf
- va trebui să pregătești Certificatul de înregistrare (CUI sau echivalent), carte de identitate și un document din care să rezulte că tu ești reprezentant legal / împuternicit / reprezentant împuternicit (certificat constatator în termen de valabilitate sau act constitutiv)
- scanezi individual documentele de mai sus în format pdf
- semnezi fiecare document scanat cu semnatura electronică. Deschizi documentul scanat cu Adobe Reader -> În coloana “All tools” click pe “View more” -> click pe “Use a certificate”, pe urmă ”Digitaly sign” -> Trasezi cu mouse-ul un dreptunghi pentru semnătură -> Semnezi -> Salvezi documentul
- după ce ai semnat documentele va trebui să le arhivezi într-un fișier tip zip (poți folosi aplicațiile gratuite WinZip, WinRar sau 7Zip)
- Înregistrare cont SPV
- după ce ai pregătit toate documentele va trebui să accesezi pagina web ANAF: Secțiunea -> Înregistrare în Spațiul Privat Virtual -> Persoane Juridice -> Înregistrare utilizatori cu certificat digital
- completezi formularul cu datele tale personale, datele de identificare ale persoanei juridice pe care o reprezinți, încarci documentul de confirmare și arhiva cu documentele justificative pregătite anterior. Este important să folosești aceași adresă de e-mail în formularul de înregistrare cu adresa de e-mail folosită la semnătura digitală.
- după trimiterea cererii, va trebui să aștepți confirmarea contului de la ANAF. Vei primi un email în aproximativ 24-48 ore
- după aprobarea contului, accesezi pagina web ANAF -> Autentificare certificat -> Factură electronica -> Registru RO e-Factura -> Înregistrare -> Trimitere
- Alegerea unui program de facturare
Îți recomandăm alegerea unui program care are integrată trimiterea e-Factura către serverele ANAF în mod automat. Programe ca Saga C, Smartbill, etc. au opțiunea de a trimite în mod automat facturile către contul tău SPV.
- Transmiterea facturilor către ANAF
Așa cum am menționat la punctul 3, cea mai simplă variantă este alegerea unui program de facturare care transmite și preia automat facturile către și dinspre sistemul RO e-Factura. Se poate alege și varianta manuală de a converti facturile în format xml și pe urmă încărcarea acestora în SPV.
Întrebări frecvente – FAQ
Sistemul RO E-Factura reprezintă digitalizarea emiterii de facturi fiscale prin transmiterea tuturor informațiilor de pe o factură în format digital, folosind fișiere tip xml într-o formă standardizată către serverele ANAF, și implicit crearea unei baze de date naționale.
Aceste trei abrevieri se referă la tipul partenerilor ce intră într-o relație de natură comercială:
- B2G = Business to Goverment – persoană juridică privată (SRL / SA / PFA / etc.) către o instituție publică;
- B2B = Business to Business – persoană juridică privată (SRL / SA / PFA / etc.) către o altă persoană juridică privată (SRL / SA / PFA / etc.);
- B2C = Business to Consumer – persoană juridică privată (SRL / SA / PFA / etc.) către o persoană fizică;
Standardizarea sistemului de facturare electronică se va fi realiza în două etape, astfel:
- în perioada 01.01.2024 – 30.06.2024, operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, au obligația să raporteze în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B și în relația cu instituțiile publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, pentru care există obligația utilizării Ro e-Factura începând cu data de 1 iulie 2022.
- începând cu data de 1 iulie 2024, emitenții facturilor electronice au obligația de transmitere a acestora către destinatari utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Începând cu data de 1 iulie 2024 pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021. Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, cu excepția facturilor care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, cu modificările și completările ulterioare.
Termenul-limită pentru transmiterea facturilor emise, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau prestării în România, în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.
Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenţie și se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiţi potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiţi potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.
Prin excepţie, în perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura nu se sancţionează
Începând cu data de 01.07.2024 primirea și înregistrarea de către destinatari - persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără a fi transmisă prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Eficientizare sau haos – Principalul avantaj al sistemului e-Factura va fi ușurarea procesului de emitere – recepție a facturilor prin automatizare. Operatorii economici vor câștiga timp prin sistemele automatizate de emitere și recepție a facturilor, dacă își vor pune la punct sistemul informatic. Nu va mai trebui să tipărească și să livreze facturile fiscale în varianta tipărită, și vor putea să importe facturile primite automat în programele de contabilitate reducând semnificativ volumul de lucru. De exemplu, operatorii economici care gestionează stocuri de marfă vor putea introduce NIR-urile automat în programele de gestiune, evitând erorile umane și procesele repetitive.
Bineînțeles condiția principală este ca sistemul să funcționeze bine, în caz contrar se va obține exact opusul, adică un haos fiscal.
Lupta împotriva evaziunii fiscale și potențialul pericol asupra drepturilor și libertăților noastre – Se elimină posibilitatea utilizării facturilor false sau duplicat. Practic, fiecare tranzacție este înregistrată în mod unic, ceea ce constituie un avantaj indiscutabil. Evazioniștii nu vor fi afectați în mod direct deoarece aceștia nu emit facturi, așa că nu au ce încărca în sistem. Probabil se țintește la identificarea acestora în mod indirect, urmărind lanțul de aprovizionare sau modul de cheltuire a banilor.
Ministerul Finanțelor Publice și implicit și cei de la ANAF vor avea o vizibilitate totală asupra bunurilor și serviciilor din economie, acest lucru putând fi și un dezavantaj major asupra drepturilor și libertăților noastre individuale dacă nu se oferă niște garanții reale asupra modului de utilizare și transmitere a datelor. Practic, prin acest sistem se va crea cea mai importantă bază de date din țara noastră la care foarte mulți vor dori acces. Divulgarea sau folosirea datelor în mod necorespunzător poate avea efecte grave asupra pieței libere din țara noastră.
Costuri – Pentru companiile medii și mari se vor diminua costurile prin implementarea sistemului e-Factura (hârtie/toner/depozitare), în schimb pentru multe companii mici, PFA-uri, cabinete individuale se vor adăuga niște costuri suplimentare (licența program facturare / semnătură electronică / servicii informatice)
Mediu – Impact favorabil asupra mediului prin eliminarea facturilor în format fizic.